Das docuco Modell
Wie wir arbeiten
Bei docuco begleiten wir Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zu einem nachhaltigen, praxistauglichen Dokumentationskonzept. Unser bewährtes Vorgehensmodell stellt sicher, dass Ihre Anforderungen, Prozesse und Strukturen von Anfang an berücksichtigt werden.
Unser 7-Punkte-Plan
1. Ihr Bedarf im Mittelpunkt
In der Anforderungsanalyse klären wir, welche Themen abgedeckt werden sollen, wo bestehende Defizite liegen und welche Geschäftsbereiche einbezogen werden müssen.
Unser Ziel ist es, den Umfang Ihres Projekts genau zu verstehen, um daraus ein individuelles Konzept zu entwickeln – inklusive Vorlagen für verschiedene Dokumentationsarten, passende Arbeitsprozesse, Auswahl geeigneter Tools sowie ein vollständiges Dokumentenmanagement.
Auf Basis dieser Informationen erstellen wir eine Aufwandsschätzung und ein maßgeschneidertes Angebot für Sie.
Wichtige Fragen, die wir gemeinsam beantworten:
- Zu welchen Themen soll dokumentiert werden?
- Welche Abteilungen und Mitarbeitenden liefern Informationen?
- Wer wird die Dokumentationen künftig erstellen und pflegen?
- Gibt es bereits bestehende Dokumentationen?
- Müssen neue Arbeitsprozesse eingeführt werden?
2. Ihr aktueller Stand im Fokus
Zum Projektstart verschaffen wir uns einen umfassenden Überblick über Ihre bestehenden Dokumentationsstrukturen, Ihre Geschäftsbereiche und die relevanten Arbeitsprozesse in einer umfangreichen Bestandsaufnahme. Durch Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden und die Analyse vorhandener Dokumente identifizieren wir Defizite und entwickeln erste Lösungsansätze.
In dieser Phase legen wir gemeinsam den genauen Umfang und die spezifischen Anforderungen für Ihr zukünftiges Dokumentationskonzept fest.
Gemeinsam klären wir hier:
- Welche bestehenden Defizite müssen adressiert werden?
- Welche Art von Dokumentation bringt Ihnen den größten Nutzen?
- Welche Prioritäten ergeben sich für Ihr Unternehmen?
3. Struktur für Ihren Erfolg
Im nächsten Schritt erstellen wir mit Ihnen zusammen eine konkrete Projektplanung. Wir definieren gemeinsam das Projektziel, die Meilensteine sowie die internen Ansprechpartner für die verschiedenen Rollen (Zielgruppen, erstellende und prüfende Personen).
Folgende Punkte werden hier gemeinsam definiert:
- Projektanforderungen und -ziel
- Projektdauer und Zeitplan
- Wichtige Stakeholder
- Meilensteine und Verantwortlichkeiten
4. Umsetzung – Vom Konzept zur gelebten Praxis
Jetzt beginnt die Ausarbeitung: Gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern entwickeln wir Dokumentationsvorlagen und etablieren klare Prozesse für die Erstellung und Pflege Ihrer Dokumente. Wir starten mit dem ersten Meilenstein und gestalten die Vorlagen und Prozesse so, dass sie genau zu Ihren Anforderungen passen.
Da wir agil arbeiten, profitieren Sie bereits während der Umsetzung von ersten Ergebnissen, die wir schrittweise weiterentwickeln.
Wichtige Fragen, die wir in dieser Phase beantworten:
- Welche Anforderungen und Zielgruppen müssen berücksichtigt werden?
- Welche Informationen sind notwendig und wie sollen sie aufbereitet werden?
- Wer ist verantwortlich für Erstellung, Pflege und Überprüfung?
- Wie soll der Dokumentations- und Reviewprozess konkret aussehen?
5. Schulung – Ihre Mitarbeitenden befähigen
Nach Erreichen eines Meilensteins schulen wir Ihre Mitarbeitenden in der praktischen Arbeit mit den neuen Vorlagen, Prozessen und Tools. So stellen wir sicher, dass die Pflege und Weiterentwicklung der Dokumentation von Anfang an erfolgreich verläuft.
Auf Wunsch begleiten wir Ihr Team auch in Pilotprojekten bei der Anwendung des neuen Konzepts.
6. Einführung – Schritt für Schritt zum Ziel
Die Einführung erfolgt bewusst schrittweise: Mit jeder fertigen Vorlage und jedem eingeführten Prozess wächst Ihr neues Dokumentationssystem. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, frühzeitig auf mögliche Herausforderungen zu reagieren und eine nachhaltige Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen.
Nach vollständiger Umsetzung folgt eine definierte Erprobungsphase.
7. Feedback und Optimierung – Für langfristigen Erfolg
Nach Abschluss der Erprobungsphase holen wir strukturiert Feedback von allen Beteiligten ein und analysieren die Ergebnisse. Wenn Anpassungen an Vorlagen oder Prozessen notwendig sind, unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzung.